Описание
До внедрения Битрикс24 заявки фиксировались в блокнотах и Excel. Менеджеры развлекательного центра вручную переписывали контакты из ВКонтакте и сервиса онлайн-бронирования «Букза», единая клиентская база отсутствовала. Это приводило к тому, что:
- заявки из разных каналов (ВКонтакте, сайты, Букза) обрабатывались несистемно и терялись;
- невозможно было посмотреть историю взаимодействия по клиенту (звонки, переписки, договорённости по датам и программам);
- руководство не понимало, на каких этапах зависают заявки и какие каналы дают больше всего обращений.
Поэтому руководство центра приняло решение об автоматизации работы. Оптимальным решением стала система Битрикс24. Партнером по внедрению выбрали компанию Первый Бит, офис Нижний Новгород на пл. Революции за большой опыт успешных внедрений CRM-систем в разных компаниях.
На первом этапе проекта специалисты Первого Бита выстроили единый процесс обработки заявок, опираясь на реальные сценарии, по которым клиенты обращаются в MилаMix:
- через сообщество VK,
- формы на сайте (Tilda или лендинги Битрикс24),
- сервис онлайн‑бронирования «Букза».
Для каждого сценария настроили автоматическую передачу в Битрикс24. Система создает лид или сделку и заполняет ключевые поля: контакты, дату и время, площадку, источник. В социальной сети ВКонтакте подключили стандартный коннектор, и теперь каждое сообщение в сообщество MилаMix формирует лид с текстом сообщения и контактами. Бронирования из сервиса Букза автоматически создают сделки с заполнением всех необходимых полей, что исключает ручной перенос данных в Excel и снижает риск ошибок.
На сайтах компании подключены ключевые формы «Заказать праздник», «Забронировать батуты» и «Получить предложение». Каждая отправка автоматически создает лид или сделку в нужной стадии воронки с передачей контактов, даты, формата мероприятия и UTM-меток. Дополнительно страницы сайтов также были доработаны: добавлены информационные блоки для батутного центра и парка, описаны сценарии праздников и настроена работа всплывающих окон.
Для работы с заявками спроектировали воронку продаж и подключили роботов, чтобы упростить повседневные задачи сотрудников. Например, для первичного контакта введены правила времени отклика, и, если статус заявки не меняется, система автоматически создает задачу для менеджера и отправляет напоминание. На этапе бронирования CRM фиксирует дату и время, создает задачи по подтверждению и оплате, а также автоматически назначает ответственных по площадкам и юридическим лицам.
За 1–3 дня до мероприятия клиент получает напоминание, а менеджеру ставится задача на проверку. В день события система формирует для администраторов и аниматоров рабочий список всех активных заявок с указанием времени, площадки, ответственных и статусов, чтобы команда точно знала, что и когда нужно делать. После проведения мероприятия система автоматически отправляет письма с оценкой или предложением следующего визита.
Автоматизация рассылок
Команда Первого Бита подключила автоматические рассылки и настроила сегментацию клиентской базы. Были выделены группы: новые контакты (после первого события), постоянные (2+ мероприятия), неактивные (долгое отсутствие) и с приближающимися днями рождения.
Для каждого сегмента настроили триггерные сценарии: напоминания о праздниках и подготовке, предложения вернуться к следующему дню рождения, сезонные акции для неактивных клиентов (каникулы, Новый год). Рассылки автоматически отправляются при изменении стадии сделки, наступлении дня рождения или после определенного периода неактивности.
